بحث حول الأسس المهنية للهيئة الإدارية

تستند الهيئة الإدارية إلى مرجعيات مكتوبة وواضحة عند مباشرتها لأعمالها، مثل الرؤية والرسالة والنظام الداخلي والقيم والأهداف. وكل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية يعرف هذه المرجعيات وملتزم بها ويسعى إلى تحقيقها.
أعضاء الهيئة الإدارية على دراية تامة بالمهام التي ستباشرها الهيئة الإدارية ويعملون على القيام بهذه المهام بشكل جماعي وفعّال كفريق عمل منظّم، ويشارك كل عضو في الهيئة الإدارية بتنفيذ هذه المهام من خلال تطبيق المطلوب منه في وصفه الوظيفي.
وتدير الهيئة الإدارية أعمالها بشكل ناجح، فهي إدارة يتوفّر لديها المعلومات الضرورية عن الجمعية، وتعقد اجتماعات ناجحة، وتتخذ قراراتها بأسلوب تشاركي وتتابع تنفيذها، ويتمتع أعضاؤها بمهارات قيادية عالية.

يساعد هذا القسم الجمعيات على:

• تعرّف أعضاء الهيئة الإدارية على المرجعيات التي تنطلق منها الجمعية والعمل على تطويرها والالتزام بها.
• تحديد المهام والمسؤوليات الخاصة بالهيئة الإدارية و/أو أعضائها، وتوزيعها فيها بينهم.
• التعرف على أفضل الطرق لإدراة أعمال الهيئة الإدارية.
تتم قيادة الجمعيات الخيرية من قبل الهيئة الإدارية والتي تقوم الهيئة العامة بانتخابها وتعتبر الهيئة الإدارية التي تقوم على لعب دورها بطريقة ناجحة وفعّالة هي حجر الأساس في نجاح الجمعية في تحقيق أهدافها وغاياتها.
ويمكن اعتبار الهيئة الإدارية ناجحة إذا توفر لدى أعضائها فهم واضح ومشترك حول مرجعياتهم في العمل والتزموا بها، وفهم والالتزام بالمسؤوليات والمهام المناطة بهم، ويعتمدون اسلوباً مرناً وعملياً في إدارة أعمال الهيئة الإدارية.

أولاً: مرجعيات الهيئة الإدارية

تشكل المرجعيات الإطار الاخلاقي والقانوني القيمي الذي تعمل خلاله الجمعية، وتعتبر هذه المرجعيات الأساس الذي تستند إليه الجمعية في تنفيذ أعمالها. ونظراً للدور القيادي الذي تلعبه الهيئة الإدارية، فمطلوب منها التعرف بشكل واضح على هذه المرجعيات والالتزام بها والعمل على نشرها وتعريفها ما بين أعضاء الجمعية، والعمل على وضع هذه المرجعيات في صورة عدم وجودها.
ومن أهم هذه المرجعيات:

• النظام الداخلي : وهو القانون الذي ينظم كافة أعمال الجمعية وأجهزتها ويحدد الأهداف التي انشأت الجمعية من أجلها وآليات العمل التي تعتمدها الجمعية لتحقيق هذه الأهداف.
• الرؤية Vision : وهي تمثل الوضع والمكانة التي تسعى الجمعية إلى الوصول لها.
• الرسالة Mission : وهي توضح سبب وجود الجمعية.
• الأخلاقيات والقيم : وهي مجموعة الأخلاق والقيم التي يؤمن بها أعضاء الهيئة الإدارية ويلتزمون بها عند مباشرتهم بمهامهم ومسؤولياتهم. وهي تحدد كيف سيتم تحقيق الرؤية والرسالة والأهداف.

خلاصة: تعرّف أعضاء الهيئة الإدارية على مرجعيات الجمعية وفهمهم الدقيق لها سيساعدهم على فهم طبيعة جمعيتهم، والأسباب التي تجعل منها جمعية مهمة للمجتمع، وكيف تقوم بأداء دوره

تتولى الهيئة الإدارية، بحكم موقعها القيادي، القيام بالأدوار الحيوية في الجمعية للمحافظة على وجودها واستقرارها في توفير وتطوير خدماتها وأنشطتها. ومن أهم هذه الأدوار:
• قيادة الجمعية وتوجيهها في الاتجاه الصحيح، والذي يتفق مع نظامها الأساسي ورؤيتها ورسالتها وأهدافها وقيمها.
• تطوير أداء الجمعية ورفع مستوى قدراتها وحسن إدارة مواردها البشرية والمالية.
• المحافظة على استقرارها وفاعليتها واستمراريتها.
وحتى تنجح الهيئة الإدارية في أداء هذه الأدوار والاستجابة لها، لا بد لها من أن تحدد المهام الرئيسية التي يؤدي القيام بها تحقيق تلك الأدوار.

1. مهام الهيئة الإدارية:

إن فهم أعضاء الهيئة الإدارية للمهام التالية والتزامهم بالقيام بها يساعدهم على النجاح في تحقيق الأدوار الحيوية للجمعية :

التخطيط للمستقبل:

التخطيط هو العملية التي يتم فيها تحديد الوضع الحالي للجمعية والإنجازات التي تنوي تحقيقها والوسائل والآليات التي ستستخدمها للوصول إلى تلك الإنجازات. ويعتبر التخطيط من المؤشرات الهامة التي تساعد الجمعيات على النجاح، حيث أن التخطيط يأخذ بالاعتبار تقييمات عوامل القوة والضعف داخل الجمعية، والفرص المتاحة والمخاطر التي تعترض عمل الجمعية في محيط عملها، بالإضافة إلى أن التخطيط طويل المدى يوفر الاستقرار والاستمرارية في الإدارات المتعاقبة على الجمعية.

من الضروري أن يشارك كافة أعضاء الهيئة الإدارية في وضع خطط الجمعية لما توفر هذه المشاركة لهم من شعور بالانتماء إلى هذه الخطط وبالتالي استعدادهم لتنفيذها. والمطلوب من أعضاء الهيئة الإدارية إثارة الأسئلة الحيوية أثناء عملية التخطيط ووضع الإجابات الواقعية لها.
وتشمل مهمة التخطيط للمستقبل كل المسؤوليات والنشاطات والأعمال التي تساعد على إنجاح الجمعية على المدى البعيد.
ومن المفضل أن تركز الهيئة الإدارية على التخطيط طويل المدى والتخطيط الاستراتيجي وليس التخطيط اليومي أو قصير المدى، فالتخطيط طويل المدى يلبي الاحتياجات المستقبلية للمنظمة في الاستمرار والنمو.

تحديد وتقييم أداء الجمعية:

يجب أن تعمل الهيئة الإدارية، وعلى الأقل بشكل سنوي، على تحديد وتقييم أداء مختلف هياكل وأجهزة وبرامج وأنشطة الجمعية والعاملين فيها، والعمل على تحليل نتائج ومخرجات التحديد والتقييم والاستفادة منها.
وتساعد عمليتي التحديد والتقييم للجمعية على التأكد من تحقيقها للغايات التي أنشئت من أجلها، كما تساعدها على التحقق من مستوى الخدمات التي تقدمها ومدى تأثيرها على بيئة العمل المحيطة بها، كما تساعدها على تحديد وضعها ومدى قدرتها على تنفيذ نشاطات أخرى، كما يفيد التحديد والتقييم باستقاء الدروس والخبرات من التجارب التي مرت بها لتستفيد منها في نشاطاتها المستقبلية.

تصميم وتطوير البرامج والأنشطة والخدمات:

من المهام الرئيسية للهيئة الإدارية تصميم وتطوير خدمات وبرامج الجمعية، والتوصل إلى مقترحات جماعية وواضحة تتعلق بتقوية هذه البرامج والخدمات أو اقتراح خدمات وبرامج جديدة. وتكمن أهمية هذه المهمة للهيئة الإدارية في أن كل ما تقدمه الجمعيات من خدمات وبرامج هو مؤشر على مدى نجاحها في تلبية احتياجات أعضائها والفئات المستفيدة من وجودها.
إن متابعة الهيئة الإدارية لخدمات وبرامج الجمعية يساعدها على الملاءمة بين إمكاناتها البشرية والمالية وبين حجم النشاطات التي تقدمها وتحقيق التوازن بينها بما يكفل عدم إرهاق المنظمة بمسؤوليات والتزامات تفوق وبين قدراتها.
ويجب أن لا يقتصر دور الهيئة الإدارية على متابعة وتطوير ما هو موجود من خدمات وبرامج، بل لا بد أن تقوم بالتفكير بشكل ابتكاري بخدمات وبرامج جديدة تتناسب مع رسالة الجمعية وأهدافها وتفتح المجال أمام توسيع عدد المستفيدين من وجودها .

تطوير الموارد المالية وحسن إدارتها:

يتوفق نجاح أي جمعية على توافر الموارد اللازمة لتحقيق أهدافها، ومن ثم كان توفير الموارد على رأس مسؤوليات مجلس الإدارة. إن جمع الأموال بطريقة فعّالة يعد أحد المعايير الأساسية لقياس مدى قدرة الهيئة الإدارية والتزامها وتأثيرها، ومن ثم فإن كل عضو من أعضاء الهيئة الإدارية مطالب بالتفكير والعمل على ربط الجمعية بمصادر تمويلية أو التفكير بوسائل تساعد الجمعية على توفير موارد مالية كالمساهمات الشخصية أو حملات جمع التبرع أو متقرحات تمويل مشاريع أو استثمارات المنظمة.
ولا يتقصر دور الهيئة الإدارية على توفير الموارد فحسب، بل يمتد ليشمل الإشراف المباشر على حسن إدارة هذه الموارد، من خلال مراقبة تنفيذ بنود الموازنات من واردات ومصاريف، سواء المتعلقة بالموازنة العامة أو بموازنات المشاريع والبرامج التي تنفذها الجمعية.

تكوين قنوات اتصال وعلاقات عامة مع الجهات الاخرى:

من العوامل الرئيسية التي تدعم استقرار وأعمال الجمعية هو وجود شبكة من العلاقات العامة الواسعة لها في بيئة العمل لما توفره هذه الشبكة من جمهور واسع يطلع على إنجازات الجمعية ومن خلق آفاق تعاون وعمل جديدة مع الجمعيات الأخرى.
ولأن الهيئة الإدارية هي حلقة الوصل ما بين الجمعية والبيئة المحيطة بها كان من أهم واجبات أعضاء الهيئة الإدارية استمثار الفرص المتاحة لتقوية علاقات الجمعية والتعريف بها وبنشاطاتها وبأهدافها وإنجازاتها وخلق فرص للعمل في إطار تحالفات من الجمعيات الأخرى التي تجتمع على نفس الاهداف أو من خلال استقطاب اهتمام الشخصيات العامة أو الجمهور إلى تلك الأهداف.

2. الوصف الوظيفي لأعضاء الهيئة الإدارية والتزاماتهم:

حتى تتمكن الهيئة الإدارية من ممارسة المهام الخاصة بالهيئة الإدارية بطريقة فعّالة لا بدّ من توفر وصف وظيفي مكتوب يحدد بشكل واضح المهام والمسؤوليات الموكلة بكل مسمى وظيفي في الهيئة الإدارية. وتكمن أهمية وجود وصف وظيفي في أنه يشرح المهام المطلوبة من كل عضو في الهيئة الإدارية ويحدد مسؤولياته وصلاحياته بما يساعد على منع التداخل في الأعمال وتحقيق التنسيق والتنظيم بين فريق أعضاء الهيئة الإدارية.
هناك أربع مسميات وظيفية يجب توفرها في أي هيئة إدارية، وهي: الرئيس، نائب الرئيس، أمين السر، وأمين الصندوق. ومن المهم جداً أن يعلم الأعضاء المرشحون لعضوية الهيئة الإدارية بهذه المسميات والأعمال والمسؤوليات المطلوبة في كل واحدة منها حتى يتمكنوا من تكوين فريق عمل جيد لشغل هذه المسميات.
وبالإضافة إلى المسمى الوظيفي، يجب أن يلتزم أعضاء الهيئة الإدارية بالقيام بمجموعة من الأعمال التي ستساعدهم على تحقيق الدور المطلوب منهم، ومن هذه الأعمال:

• حضور كافة اجتماعات الهيئة الإدارية
• المشاركة الفاعلة في نقاشات الاجتماعات
• إدارة وتنفيذ بعض أعمال الجمعية خاصة إذا لم يتوفّر لديها عاملين
• المساهمة الفاعلة في زيادة عدد أعضاء الجمعية
• التواصل المستمر مع أعضاء الهيئة العامة والعاملين
• التبرع شخصياً للجمعية والمساهمة في جمع التبرعات
• التعريف بالجمعية وبأهدافها وإنجازاتها وخدماتها
• تكوين قنوات اتصال مع المجتمع المحلي
• حسن إدارة موارد الجمعية وتنميتها والمحافظة عليها
• التعاون والتنسيق مع أعضاء الهيئة الإدارية كفريق عمل

خلاصة: أعضاء الهيئة الإدارية يعلمون المهام الأساسية المناطة بالهيئة الإدارية ويعملون على القيام بهذه المهام بشكل جماعي وفعّال كفريق عمل منظم، ويشارك كل عضو في الهيئة الإدارية بتنفيذ هذه المهام من خلال تطبيق المطلوب منه في وصفه الوظيفي والالتزام بالقيام بالأعمال الضرورية لإنجاح أعمال الهيئة الإدارية.

ثالثاً: الإدارة الناجحة لأعمال الهيئة الإدارية

حتى تتمكن الهيئة الإدارية من إدارة أعمال الجمعية بشكل فعّال وناجح لا بد من توفّر العناصر التالية:

1. توفير المعلومات للهيئة الإدارية:

حتى يتمكن أعضاء الهيئة الإدارية من مباشرة عدد من المهام، كالتخطيط أو التقييم أو اتخاذ القرارات، أو القيام بالعلاقات العامة.... لابد من توفير عدد من المعلومات الأساسية لهم واطلاعهم عليها مباشرة بعد تولّيهم مسؤولياتهم، وهذه المعلومات هي:
معلومات عامة حول الجمعية: الرؤية، الرسالة، النظام الداخلي، الخطط، التقارير الإدارية والمالية، تقرير عن إنجازات الجمعية، مطويات تعريفية عن برامج الجمعية، كشف الأعضاء، الممولون، .....وغيرها.
• معلومات متعلقة بالهيئة الإدارية: مهام الهيئة الإدارية ومسؤوليات أعضائها، الوصف الوظيفي، إجراءات العمل داخل الهيئة الإدارية، آلية اتخاذ القرارات، مواعيد اجتماعات الهيئة الإدارية.... وغيرها.
• معلومات متعلقة بأجهزة الجمعية وإدارتها: اسماء اللجان وأهدافها وأعضائها ونشاطاتها، أسماء العاملين والمتطوعين، تجهيزات ومعدات الجمعية، ..... وغيرها.
كما يجب أن تعتمد الجمعية نظاماً لإدارة المعلومات يكفل الاستجابة السريعة لتوفير وإعداد المعلومات اللازمة التي قد تحتاجها الهيئة الإدارية عند مباشرتها لأعمالها.
2. تعقد الهيئة الإدارية اجتماعات ناجحة:
تعتبر الاجتماعات من آليات العمل الرئيسية التي تعتمدها معظم الإدارات في إنجاز أعمالها، وحتى تتمكن الهيئة الإدارية من عقد اجتماعاتها بشكل ناجح فلا بد أن يتوفّر مايلي:
• هدف / أهداف محددة للاجتماع
• برنامج عمل للإجتماع / جدول أعمال
• وقت ومكان الاجتماع
• رئيس الاجتماع والمتحدثين
• المشاركة بشكل فعّال من الحضور
• تدوين محاضر الاجتماع
• الترتيب للاجتماعات القادمة
3. اعتماد نظام لاتخاذ القرارات ومتابعة تنفيذها:
يجب أن تعتمد الهيئة الإدارية نظاماً واضحاً لكيفية صنع قراراتها واتخاذها ومتابعة تنفيذها، كما يجب أن يكون هذا النظام واضحاً لكافة أعضاء الهيئة الإدارية.
ومن الضروري أن يسمح هذا النظام بإيجاد روح المشاركة في مرحلة صنع القرار، مثل الاستعانة بآراء الخبراء أو أخذ التغذية الراجعة من الأعضاء أو المنتفعين أو العاملين أو المتطوعين.
4. التمتع بالمهارات القيادية :
فعالية الهيئة الإدارية تعتمد على مدى قدرات وإمكانات أعضائها في القيادة والإدارة، وبالتالي لا بد أي يتمتع أعضاء الهيئة الإدارية بمهارات قيادية عالية، منها:
• متصل بالرسالة والأهداف والخطط، ويشجع على التزام الآخرين بها.
• يبث روح الحماسة والمثابرة لدى فريق العمل والعاملين.
• يحلل المعلومات المتوفّرة ويكوّن مبادرات بناءً عليها ويبادر بتزويد فريق العمل بالتغذية الراجعة والمقترحات.
• يتعامل بعقلية منفتحة ويشجّع الآخرين على إبدء آرائهم ويحترم الرأي الآخر.
خلاصة: يتوفر لدى أعضاء الهيئة الإدارية المعلومات الأساسية، وتعقد الهيئة اجتماعاتها وتديرها بشكل ناجح، وتتخذ قراراتها بأسلوب تشاركي وتتابع تنفيذها، ويباشر أعضاء الهيئة الإدارية الأعمال بنجاح معتمدين على مهاراتهم القيادية والإدارية.
نصائح وتوجيهات:
• راجع رؤية الجمعية ورسالتها، وابحث مع أعضاء الهيئة الإدارية مدى توافقهما مع توجهات الجمعية، وقم بتعديلهما إن تطلّب الأمر
• راجع النظام الداخلي للجمعية، واقترح التعديلات الضرورية
• اعمل على نشر الرؤية والرسالة والنظام الداخلي على كافة أعضاء الهيئة الإدارية وتأكد من تعرّفهم وفهمهم لها
• إذا لم يتوفر رؤية أو رسالة للجمعية، اعقد اجتماعاً خاصاً للهيئة الإدارية يهدف إلى إعداد رؤية ورسالة.
• ناقش مع أعضاء الهيئة الإدارية الاخلاقيات والقيم التي من المهم ان يلتزموا بها ويعملوا من خلالها
• ناقش مع أعضاء الهيئة الإدارية المهام التي ستتولاّها الهيئة الإدارية، وكيف يمكن القيام بهذه المهام، واكتب نتائج النقاشات في تقرير خاص ووزعه على أعضاء الهيئة الإدارية وتأكد من اطلاعهم وفهمهم والتزامهم بهذه المهام
• نمي خبراتك ومهاراتك المعرفية لتتمكّن من القيام بمهام الهيئة الإدارية بشكل فعّال وناجح
• قم بإعداد وصف وظيفي مكتوب لأعضاء الهيئة الإدارية وزوّدهم به وناقشه معهم
• قم بإعداد مهام والتزامات أعضاء الهيئة الإدارية ووزعها عليهم
• وفّر ملفاً خاصاً لأعضاء الهيئة الإدارية يحتوى على المعلومات الضرورية حول الجمعية
• تأكد من وجود جدول أعمال لكل اجتماعات الهيئة الإدارية
• استمع إلى آراء العاملين والمنتفعين والمتطوعين والخبراء وزوّد الهيئة الإدارية بهذه الآراء لمساعدتها على اتخاذ القرارات المناسبة
• ضع نظاماً لإدارة اجتماعات الهيئة الإدارية وطرق اتخاذ القرارات وزوّد أعضاء الهيئة الإدارية به

نموذج وصف وظيفي لأعضاء الهيئة الإدارية

الرئيس ونائب الرئيس:

مواصفات الرئيس:

 ملتزم بغايات وأهداف وبرامج المنظمة
 يتمتع بمؤهلات قيادية (يشجع المحيطين به، يبتكر وسائل ومجالات عمل جديدة للمنظمة، يعمل على تطوير العمل، ...)
 يتمتع بمهارات عالية في الاتصال والتواصل
 يتمتع بثقة واحترام أعضاء الهيئة الإدارية
 يمنح الوقت الكافي للعمل في المنظمة

مهام ومسؤوليات رئيس الهيئة الإدارية:


 ترؤس أعمال الهيئة الإدارية والهيئة العامة
 قيادة الهيئة الإدارية في عملية التخطيط وتصميم البرامج والنشاطات
 دمج الآراء المتنوعة في الهيئة الإدارية
 تشجيع مشاركة كافة أعضاء الهيئة
 تمثيل المنظمة لدى الهيئات الرسمية والقضائية
 الإشراف على كافة أعمال المنظمة واللجان المنبثقة عنها
 المشاركة في استقبال وفود المنظمة وتعريفهم بها
 الإشراف على أعمال المنظمة المختلفة والطلب من المعنيين إعداد تقارير تقييمية
 التأكد من قيام المنظمة بتسديد التزاماتها وتنفيذ اتفاقياتها
 فتح قنوات اتصال مع الجهات الأهلية والرسمية المعنية بأهداف المنظمة
 مساعدة وتشجيع المشاركة في عملية صنع القرار واتخاذه في المنظمة
 تنمية روح الفريق لدى الأعضاء والعاملين في المنظمة
 ويقوم نائب الرئيس بكافة أعمال رئيس الهيئة الإدارية في حال غيابه.

أمين السر:
وهو الشخص المسؤول عن الأعمال الكتابية للهيئة الإدارية وحفظ سجلاتها وإعداد مراسلاتها مع الهيئات الرسمية، ويرتبط إدارياً برئيس الهيئة الإدارية.

مواصفات أمين السر:

 أن يتمتع بمهارات إدارية وكتابية عالية
مهام ومسؤوليات أمين السر:
 كتابة وحفظ محاضر اجتماعات الهيئة الإدارية
 التنسيق مع المعنيين بإعداد جدول اجتماعات الهيئة الإدارية
 كتابة إشعارات للأعضاء عن اجتماعات الهيئة العادية والطارئة
 إعداد رسائل المنظمة المتعلقة بالاتصال مع الجهات الرسمية
 إعداد الرسائل الخاصة بإجراءات انتخابات المنظمة والإشراف على إيصالها إلى الأعضاء
 متابعة انسجام أعمال الهيئة الإدارية مع النظام الأساسي للمنظمة
 وضع نظام لحفظ سجلات المنظمة
 إعداد التقرير الإداري السنوي للمنظمة

أمين الصندوق:

وهو الشخص المسؤول عن القيام بكافة الأعمال المالية والمحاسبية للمنظمة، سواء بنفسه أو من خلال متابعة محاسبي المنظمة، ويرتبط إدارياً بالرئيس.

مهام ومسؤوليات أمين الصندوق:

 تنفيذ قرارات الهيئة الإدارية فيما يتعلق بالمعاملات المالية الخارجية
 تقديم وصف دوري عم الوضع المالي للمنظمة
 حفظ الدفاتر والمستندات المالية في مركز المنظمة
 تحصيل وإيداع إيرادات وأموال المنظمة
 إعداد التقرير المالي السنوي
 البحث المستمر عن مصادر لتمويل المنظمة وتنمية مواردها
 الإشراف على إعداد موازنات برامج ونشاطات المنظمة



الإلتزامات الأخلاقية لأعضاء الهيئة الإدارية

من الضروري أن تستند الهيئة الإدارية في ممارسة دورها إلى مجموعة من الالتزامات الأخلاقية، مثل:
- الالتزام مع المنظمة
- الإنتماء للمنظمة
- الحرص على أموال وموارد المنظمة
- عدم الانتفاع شخصياً من عضوية المنظمة وهو ما يعبّر عنه بـ "نزاع المصالح"
- الإيمان بضرورة تداول عضوية الهيئة الإدارية
- احترام النظام الداخلي
- التصرّف بمهنية لخدمة المنظمة
- التعامل بشفافية
- تقديم المصلحة العامة على المصلحة الخاصة
- العمل مع باقي أعضاء الهيئة الإدارية بروح الفريق